Kontakty sú základným stavebným kameňom fakturácie. Keď máte odberateľov a dodávateľov starostlivo uložených v adresári, vystavenie faktúry alebo zaúčtovanie nákladu je otázkou niekoľkých kliknutí. V tomto návode si ukážeme, ako v NaFakturu kontakty pridávať, upravovať a efektívne využívať.
Tip: Kontakty v NaFakturu sú spoločné pre faktúry aj náklady. Keď pridáte odberateľa pri vystavovaní faktúry, automaticky bude k dispozícii aj v sekcii nákladov a naopak. Tú istú firmu nemusíte zadávať dvakrát.
Čo budete potrebovať
- Účet Wopro: ak ho ešte nemáte, zaregistrujte sa tu
- IČO kontaktu: na automatické načítanie údajov z českého registra ARES (nepovinné, ale veľmi odporúčané)
Postup správy kontaktov
Prejdite do sekcie Kontakty
Prihláste sa na nafakturu.cz a v hlavnom menu kliknite na „Kontakty“. Zobrazí sa prehľad všetkých vašich uložených kontaktov, ktoré môžete filtrovať a vyhľadávať v nich.
Pridajte nový kontakt
Kliknite na „Nový kontakt“. Otvorí sa formulár, do ktorého zadáte základné údaje. Najrýchlejšie je zadať IČO a kliknúť na tlačidlo „Načíst z ARES“ (Načítať z ARES). Systém automaticky doplní názov firmy, sídlo, DIČ a ďalšie údaje z verejného registra.
Doplňte kontaktné údaje
Okrem firemných údajov môžete doplniť e-mail (na odosielanie faktúr), telefón a poznámku. Ak fakturujete fyzickej osobe bez IČO, vyplňte meno a adresu ručne.
Uložte kontakt
Kliknite na „Uložit“. Kontakt sa hneď zobrazí v zozname a bude dostupný pri vystavovaní faktúr aj pri pridávaní nákladov. Pri výbere odberateľa alebo dodávateľa stačí začať písať názov a systém ponúkne zodpovedajúce kontakty.
Úprava a správa existujúcich kontaktov
Kontakt upravíte kliknutím na jeho názov v zozname. Môžete zmeniť ľubovoľné údaje a uložiť ich. Ak kontakt už nepotrebujete, môžete ho zmazať, ale iba vtedy, ak k nemu nie sú priradené žiadne faktúry ani náklady.
Dôležité: Ak sa pri existujúcej firme zmenia údaje (napr. sídlo), aktualizujte kontakt ručne alebo znova použite tlačidlo ARES. Staršie faktúry si ponechajú pôvodné údaje platné v čase vystavenia, čo je z pohľadu účtovníctva správne.
Často kladené otázky
Čo je ARES a prečo ho používať?
ARES (Administratívny register ekonomických subjektov) je verejná databáza českých podnikateľov a firiem, ktorú spravuje Ministerstvo financií ČR. Napojenie na ARES vám ušetrí ručné zadávanie a odstráni preklepy v údajoch, ktoré by mohli spôsobiť problémy pri kontrole z daňového úradu.
Môžem kontakty importovať hromadne?
Hromadný import kontaktov pripravujeme v niektorej z budúcich aktualizácií. Zatiaľ pridávajte kontakty jednotlivo. Vďaka registru ARES je to rýchle.
Prečo nemôžem zmazať kontakt?
Kontakt nie je možné zmazať, ak je priradený k existujúcim faktúram alebo nákladom. Je to ochrana pred nechcenou stratou dát. Ak kontakt už nechcete používať, môžete ho ponechať v zozname, nijako vás nebude obmedzovať.
Ďalší krok: Máte kontakty pripravené? Vystavte svoju prvú faktúru podľa návodu Ako vystaviť prvú faktúru alebo vyskúšajte automatické skenovanie dokladov v článku Ako skenovať doklady pomocou AI.