Kontakty jsou základním stavebním kamenem fakturace. Když máte odběratele a dodavatele pečlivě uložené v adresáři, vystavení faktury nebo zaúčtování nákladu je otázka několika kliknutí. V tomto návodu si ukážeme, jak v NaFakturu kontakty přidávat, upravovat a efektivně využívat.
Tip: Kontakty v NaFakturu jsou sdílené mezi fakturami i náklady. Když přidáte odběratele při vystavení faktury, bude automaticky k dispozici i v sekci nákladů — a naopak. Nemusíte zadávat stejnou firmu dvakrát.
Co budete potřebovat
- Wopro účet — pokud ho ještě nemáte, zaregistrujte se zde
- IČO kontaktu — pro automatické načtení údajů z registru ARES (volitelné, ale velmi doporučené)
Postup správy kontaktů
Přejděte do sekce Kontakty
Přihlaste se na nafakturu.cz a v hlavním menu klikněte na Kontakty. Zobrazí se přehled všech vašich uložených kontaktů s možností filtrování a vyhledávání.
Přidejte nový kontakt
Klikněte na Nový kontakt. Otevře se formulář, kde zadáte základní údaje. Nejrychlejší způsob je zadat IČO a kliknout na tlačítko Načíst z ARES — systém automaticky doplní název firmy, sídlo, DIČ a další údaje z veřejného registru.
Doplňte kontaktní údaje
Kromě firemních údajů můžete doplnit e-mail (pro odesílání faktur), telefon a poznámku. Pokud fakturujete fyzické osobě bez IČO, vyplňte jméno a adresu ručně.
Uložte kontakt
Klikněte na Uložit. Kontakt se okamžitě objeví v seznamu a bude dostupný při vystavování faktur i při přidávání nákladů. Při výběru odběratele nebo dodavatele stačí začít psát název a systém nabídne odpovídající kontakty.
Úprava a správa existujících kontaktů
Pro úpravu kontaktu klikněte na jeho název v seznamu. Můžete změnit libovolné údaje a uložit. Pokud kontakt již nepotřebujete, můžete ho smazat — ale pouze pokud na něj nejsou navázány žádné faktury ani náklady.
Důležité: Pokud se změní údaje u existující firmy (např. změna sídla), aktualizujte kontakt ručně nebo znovu použijte tlačítko ARES. Starší faktury si zachovají původní údaje platné v době vystavení — to je správné chování z hlediska účetnictví.
Často kladené otázky
Co je ARES a proč ho používat?
ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) je veřejná databáze spravovaná Ministerstvem financí ČR. Napojení na ARES vám ušetří ruční zadávání a eliminuje překlepy v údajích, které by mohly způsobit problémy při kontrole z finančního úřadu.
Mohu importovat kontakty hromadně?
Hromadný import kontaktů připravujeme v jedné z budoucích aktualizací. Zatím kontakty přidávejte jednotlivě — díky ARES je to rychlá záležitost.
Proč nemohu smazat kontakt?
Kontakt nelze smazat, pokud je navázaný na existující faktury nebo náklady. To je ochrana proti nechtěné ztrátě dat. Pokud kontakt již nechcete používat, můžete ho ponechat v seznamu — nebude vás nijak omezovat.
Další krok: Máte kontakty připravené? Vystavte svou první fakturu podle návodu Jak vystavit první fakturu, nebo vyzkoušejte automatické skenování dokladů v článku Jak skenovat doklady pomocí AI.